Nieuws

Door een terugroepactie van een medisch hulpmiddel werden ziekenhuizen dit voorjaar tijdelijk gedwongen om de geplande zorg voor hartkatheterisaties uit te stellen. Dit voorbeeld laat zien hoe afhankelijk ziekenhuizen zijn van medische hulpmiddelen en hoe de zorg onder druk komt te staan als er iets misgaat in de keten. Voor Myrthe Balke zijn dit precies de momenten waarop duidelijk wordt waarom samenwerking zo belangrijk is. Als manager inkoop bij MST en voorzitter (‘pipper’) van het Santeon domein Inkoop, werkt zij samen met haar collega’s dagelijks aan de inkoop van medische hulpmiddelen. “Je realiseert het je pas als je zonder zit. Dan wordt het spannend. En dan moet je kunnen schakelen.”

De problemen met het medische hulpmiddel voor de hartkatheterisaties ging over productveiligheid. Maar verstoringen kunnen ook een andere oorzaak hebben. Zo leidde orkaanschade aan een Amerikaanse fabriek in 2024 tot een tekort aan infuusvloeistoffen. En het mondkapjestekort aan het begin van de coronapandemie staat nog altijd in ons collectieve geheugen gegrift. Kortom: ook ziekenhuizen zijn afhankelijk van internationale productieketens. En die zijn kwetsbaar.

Continu verbeteren

Volgens Balke is dat precies waar de kracht van de samenwerking binnen Santeon zichtbaar wordt: “Juist daarom werken we continu samen aan het verbeteren van de inkoop van medische hulpmiddelen. De afgelopen anderhalf jaar hebben we als Santeon ziekenhuizen alle hulpmiddelen een code gegeven: de AOC-codering. Dit lijkt een technische stap, maar heeft direct impact op de zorg,” zegt Balke. “Want als een product niet leverbaar is, kunnen we makkelijker een alternatief vinden.”

Hoe dat werkt? “Als je naar de supermarkt gaat en je staat bij het fruitschap, dan heb je allerlei soorten fruit en van elk soort weer verschillende merken. In ziekenhuizen werkt het net zo”, legt Balke uit. “We hebben zo’n 35.000 medische hulpmiddelen. Tot vorig jaar noemden we die allemaal bij naam. Nu plaatsen we ze in een groter geheel. Een pleister is niet meer alleen een eilandpleister van merk X, maar onderdeel van de categorie wondverzorging. Elk product heeft nu zijn eigen indeling en code.”

Alternatieven database

Deze codes zijn landelijk vastgelegd. Samen met Zorg Inkoop Netwerk Nederland werken de Santeon ziekenhuizen aan deze landelijke standaard. Ook zijn ze samengebracht in een centrale database bij ZINN. In deze ‘Alternatieven database’ staan alle medische hulpmiddelen die voor de Nederlandse markt beschikbaar zijn. Hierdoor kunnen ziekenhuizen sneller reageren als er iets misgaat in de keten. “Door dit met elkaar te doen, kunnen we sneller schakelen. We hebben nu meer inzicht en kunnen beter kijken: hoe zorgen we dat alle ziekenhuizen voldoende hebben? Op deze manier zijn we minder afhankelijk van één product of leverancier en beter bestand tegen verstoringen in de keten.”

Strategischer inkopen

Het inzicht dat ontstaat door de codering, maakt ook een andere manier van inkopen mogelijk. “Door niet langer naar losse producten te kijken maar naar categorieën, kunnen we als ziekenhuizen strategischer keuzes maken bij het inkopen. We noemen dit category management”. Voor Balke zit daar een belangrijk deel van de meerwaarde van de samenwerking. “Het leukste gedeelte aan mijn baan vind ik wat we samen doen. Santeon is voor mij echt een belangrijke toevoeging. Wij kunnen met z’n zevenen veel meer impact maken dan alleen.” Die samenwerking vertaalt zich ook in een stevige positie richting leveranciers. “Wij hebben best grote leveranciers, dat zijn giganten ten opzichte van relatief kleine ziekenhuizen. Als wij vanuit de naam Santeon opereren, heeft dat meerwaarde. Het is aantrekkelijker voor leveranciers om met zeven ziekenhuizen in één keer te praten dan met één.”

Minder handwerk, meer inzicht

Parallel aan de AOC-codering werken de Santeon ziekenhuizen aan een volgende stap om het inkoopproces van medische hulpmiddelen te verbeteren: de samenwerking met GS1 om de database met productdata te koppelen aan het ERP-systeem van het ziekenhuis. Net als in de supermarkt, waar het scannen de streepjescode meteen alle productinformatie oproept, worden alle gegevens van medische hulpmiddelen door GS1 centraal vastgelegd. In ziekenhuizen gebeurt dat nu vaak nog handmatig. “Het invoeren van productdata gebeurt nu vaak nog in Excel: artikelcodes, verpakkingseenheden, of er wel of geen latex in zit. Dat kost veel tijd,” zegt Balke. Door de koppeling met de productdatabase van GS1 gaat dat automatisch. “Zo krijgen we meer grip op de beschikbaarheid van medische hulpmiddelen en kunnen we ons richten op waar het echt om gaat: zorgen dat de juiste producten op tijd beschikbaar zijn.”

Onder de motorkap

“Voor zorgprofessionals en patiënten is ons werk grotendeels onzichtbaar. Het is een ‘onder-de- motorkap-dingetje’”, zegt Balke. “Dat er een hele wereld schuil gaat achter inkoop realiseren mensen zich niet. En dat is precies de bedoeling. Je zou kunnen zeggen: als het niet in het nieuws komt, hebben we het goed geregeld.”